Siberian Community Orgs

Документирование встреч

siberian-community-orgs2020

Мы собрались, чтобы обсудить документирвование встреч: как внутренних митингов в компании, так и митапов в сообществах и на конференциях.

Знакомство и ожидания

(Встречу начинает конспектировать Коля. Мы прикатили большой телевизор и выводим конспект на него.)

Ира: True Engineering. Понять, как документировать встречи и как из встречи сделать статью.

Алина: JB, образовательный центр. Жду нетвокинга.

Коля: Plesk и KnowledgeConf. Вроде умею документировать встречи, делал это сколько-то раз. Сейчас расскажу вам, что умею, и сам пойму заодно.

Костя: фриланс, Siberian Game Jam. Хочу нетворкинга.

Аня: HR в IceRock Development. Организовывала мероприятие по Kotlin. Хочу советов по организации мероприятий.

Саня: Билайн, big data. Организую мероприятия для айтишников в НГТУ.

Андрей: Plesk, делал пару митапов. Ничего не жду, рад всех видеть.

Опыт Коли

Схема такая: два ведущих, один модерирует и докладывает, второй конспектирует. Конспект выводится в реалтайме на большой монитор или телевизор, так, чтобы всем было видно.

Это удобно:

Опыт Сани

(Дальше встречу конспектирует Алина.)

Документировали с помощью mind map требования к новой системе при обучении общению с заказчиком. Рисовали в специальной проге FreePlane.

Вопрос: mind map просто составлять, если уже оринтируешься в теме. Как быть с новой темой? Ответ от Сани: mind map рисовал опытный человек :)

Есть программы, которые превращают markdown в mind map.

Есть прога Resonate: каждый, кто участвует во встрече запускает её на телефоне и включает запись диктофона. Потом получается текстовая запись, где все реплики подписаны автором. Что делать с паразитами?

Опыт Андрея

Заказали ручную расшифровку видео с митапа. Там как раз были проблемы со словами паразитами и с профессиональными терминами.

Коля когда-то занимался редактурой расшифрованного доклада. На сложных технических моментах были видны ошибки расшифровщика общего назначения. Кажется, что лучше, чтобы сразу доклад расшифровывал технический писатель.

Если докладчик что-то вспоминает и договаривает позже, это нужно редактировать, чтобы была последовательная структура повествования.

Иногда в технических статьях врываются маркетологические вещи, это тоже нужно редактировать. Но для этого нужны отдельные договорённости с докдладчиком, что он готов на недословную расшифровку и адаптацию его речи. По опыту Коли докладчики хорошо реагируют.

Проще ли самостоятельно с видео? Зависит от качества расшифровки.

Опыт от Кости

Вопрос: нужно ли такое онлайн документирование? Или проще записать видео или сделать фото доски?

Текст хорош тем, что он индексируется. Картинки не индексируются. Это касается не только митапов, но и встреч-обсуждений. Даже по нашей встрече во всероссийском чате деврелов сразу спросили про материалы.

Если у рабочих встреч есть саммари, можно отправлять сотрудников, которых не было на встрече, читать это. Но важно поддерживать порядок в этих записях, это отдельная работа.

Обычно пользуются Confluence в компаниях, по митапам Notion используют (Конвеерум, например), Коля использует GitHub.

Митапы про управления знаниями оказываются популярны. Проводили митап на HighLoad Siberia — в пике было 50 человек, а на конфе всего было около 600. Это очень хороший результат.

Опыт Алины

(Алина все это время записывала диалог. Теперь конспект переходит к Ире.)

Сложно - отвлекаешься, потому что пытаешься вспомнить как кого зовут, чтобы записать их мнение, на это отвлекалась и теряла нить обсуждения. обсуждение неструктурированное, и пробовала на ходу структурировать - это сложно

Можно писать в гугл доке и тогда модератор может отматать и смотреть, доступ у всех. Но опыта использования этого кейса нет. Иногда модератор просил отматать вверх.

Аня: в IceRock документирование встреч - это видеозапись - вопрос как документировать доклады на конференциях? Получилось ли бы задукоментировать доклад, а не обсуждение в ходе митапа (когда диалог, а не монолог).

Коля: видео гарантирует, что ничего не потеряется. В Плеске часто проходят митапы - либо техтолк

Что делать чтобы сохранялось? нужно писать в редакторе, который автосохраняет, например, NotePud++

Что делать когда пишешь набор цитат? Останавливать процесс и задавать вопрос, чтобы

Видео не гарантирует, что ничего не потеряется: может кончиться память, может кто-то наступить на провод или положить диктофон поближе к докладчику

Костя: нужно останавливать процесс и фиксировать важные моменты, другой формат - когда много людей участвует во встрече есть несколько степеней заморочи 0. просто использовать видео или диктофон 1. есть тот, кто записывает в процессе 2. записать видео и потом с нуля переписать в статью

опыт Андрея

Записывал митап на видео где спикеры говорили по-английски и нужно было сделать так, чтобы было видно и презентацию, и спикера и тд.

Нашел инфо как настроить видео так, чтобы было видно и спикера, и обсуждение. Софт OBS (использовался на FrontendConf). Можно загружать картинки (лайфхак - привлекать дизайнеров!), главное следить что записывается звук, а то в тот раз звук был чужой (работал другой звукооператор) и он потерялся.

Две камеры - это идеально, можно делать монтаж, можно делать трансляцию vk и в другие источники. Важно так настроить оборудование, чтобы если что-то случилось, презентация продолжала транслироваться на экраны Если что-то сломалось, чтобы страдали только те, кто смотрит трансляцию, но не докладчик и не аудитория. Важна вторая степень бэкапа - хорошо, если камера еще пишет себе на карточку.

Итоги (ожидание - реальность)

Ира: Поняла как документировать встречи более структурированно и попробовала. (!)

Алина: Тоже попробовала документировать встречу — есть две заметки, про софт, на который есть смысл перейти, и про то, как не терять черновики писем.

Коля: запустил процесс, два человека кроме меня писали конспект и два помодерировали. Кажется, это ценнее, чем просто рассказывать — получился воркшоп. Этот документ отредактируем и опубликуем (вы читаете результат).

Костя: нетворкинг — done. Есть запрос скинуть примеры подобных документов своих и других (есть совместные).

Аня: поняла для каких мероприятий нужно документирование и запомнила про факапы на будущее

Саня: понял, что документирование нужно и зря этим раньше не пользовался

Андрей: посмотрел на формат - формат интересный, но подходит не для всех мероприятиях (для нашего подходит). Еще подходит, когда готовишь спикера к выступлению или студента для защиты диплома и во время прогона — записываешь номер слайда и свои вопросы в режиме онлайн-кодинга.